Persondatapolitik for TryghedsGruppen / TrygFonden

TryghedsGruppen smba er dataansvarlig for en række persondata. Det er bl.a. per-sondata, som vi behandler:

• i forbindelse med ansøgninger om støtte, bestillinger m.v.

• når vi afholder valg til vores repræsentantskab og udbetaler bonus
• via vores hjemmeside
• når vi kontaktes pr. e-mail, brev eller lignende af fx medlemmer, samarbejdspartnere, leverandører m.v.
• når vi modtager og behandler jobansøgninger
• når vi optager film/tager fotos i forskellige sammenhænge
• når vi bruger sociale medier
• når vi laver undersøgelser eller holder konkurrencer

TrygFonden er navnet på TryghedsGruppens almennyttige aktiviteter, og navnet TrygFonden anvendes således i det følgende i relation til persondata, der behandles i forbindelse med de almennyttige aktiviteter. Det er samme juridiske enhed (TryghedsGruppen smba, CVR-nr. 10430410), der er dataansvarlig. 

Hvis du vil vide mere om, hvordan vi beskytter persondata i forbindelse med vores konkrete aktiviteter, kan du se specifikke persondatapolitikker på vores øvrige hjemmesider, respektforvand.dk, hjertestarter.dk og besoegshunde.dk.

Når du ansøger TrygFonden om støtte til fx udstyr, kurser eller projekter, så behandler vi de oplysninger, som du afgiver i din ansøgning, herunder navn, titel, adresse, e-mail, telefonnummer, evt. institution, som du søger på vegne af, CV’er, kontonummer, som evt. støtte skal udbetales til og en evt. ekstern reviewers vurdering af ansøgningen. Se mere om eksterne reviewere i pkt. 12. 

Ved ansøgning om hjertestartere behandler vi oplysninger om fadderens navn, stilling, e-mail, telefonnummer, oplysninger om ansøgende forening m.v. og om påtænkt placering af hjertestarter og baggrund herfor.

Formålet med behandlingen af oplysningerne er at kunne administrere ansøgninger og tildeling af støtte, herunder eventuelle kurser, samt evalueringer af de projekter, der har modtaget støtte, udarbejde statistikker m.v. Kontaktoplysninger behandles desuden af hensyn til løbende at kunne kommunikere med faddere om de hjerte-startere, som er opsat, herunder om akuthjælp. 

Behandlingsgrundlaget er dels opfyldelse af aftalen om tildeling af støtte (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b) og dels en legitim interesse hos os i at kunne administrere, forbedre og kontrollere vores almennyttige uddelinger (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

Når du bestiller materialer hos os, så behandler vi de oplysninger, som du giver i din bestilling, herunder navn, adresse (og om denne er privat/erhverv), evt. telefon-nummer, e-mail, hvad der bestilles og hvor meget.

Formålet med behandlingen af oplysningerne er at kunne administrere bestilling og levering af materialer, samt udarbejde statistikker og strategier til forbedring af vo-res ydelser og føre kontrol med, at de gratis ydelser ikke misbruges.

Retsgrundlaget for vores behandling er opfyldelse af aftalen med dig om levering af materialer (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b) samt en legitim interesse hos os i at kunne administrere og forbedre vores ydelser samt føre kontrol med, at de gratis ydelser ikke misbruges (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

I forbindelse med, at vi afholder valg og udbetaler bonus, behandler vi oplysninger om vores medlemmer, som er danske forsikringstagere i Tryg Forsikring A/S. Oplysningerne modtages fra Tryg Forsikring A/S i overensstemmelse med Lov om forsikringsvirksomhed.

Valg til TryghedsGruppens repræsentantskab:

Vi behandler oplysninger om navn, adresse, e-mail, CPR/CVR-nr., kundeforhold og kundenummer om de stemmeberettigede medlemmer. Vi behandler også oplysninger om, hvorvidt medlemmets stemmekode er blevet brugt. Desuden behandler vi de oplysninger, som kandidater giver i forbindelse med deres præsentationer m.v. til valget, herunder eksempelvis fotos og valgvideo af kandidaten samt oplysninger til kandidattesten. Vi behandler også oplysninger om, hvor mange stemmer, der er afgivet på hver kandidat.

Formålet med behandlingen af oplysningerne er at sikre de rettigheder, som med-lemmerne af TryghedsGruppen har, herunder entydig identifikation af de enkelte medlemmer. Dette omfatter bl.a. behandling af oplysninger i forbindelse med forberedelse, gennemførelse og evaluering af valget til TryghedsGruppens repræsentantskab, herunder sikring af at alle stemmeberettigede medlemmer modtager materiale om valget, præsentation af kandidaterne og deres baggrund for at stille op, validering af stillere og kandidater mv., samt eventuel efterfølgende opfølgende kommunikation til medlemmerne.

Behandlingsgrundlaget er primært en legitim interesse hos os i at kunne varetage vores medlemmers interesser, gennemføre et demokratisk valg til vores repræsentantskab og efterfølgende kommunikere til vores medlemmer (databeskyttelsesfor-ordningens art. 6, stk. 1, litra f). Behandling af CPR-nr. sker med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4. Behandling af fotos og valgvideo af kandidater til TryghedsGruppens repræsentantskab sker på baggrund af et samtykke fra kandidaten (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a). Dette samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage.

For så vidt angår brug af pixels se pkt. 5 nedenfor. 

Udbetaling af bonus:

Vi behandler oplysninger om navn, adresse, e-mail, policenummer, kundenummer- og id, kontonummer, bonusbeløb til udbetaling og CPR/CVR-nr. 

Formålet med behandlingen af oplysningerne er at sikre de rettigheder, som med-lemmer af TryghedsGruppen har i relation til udbetaling af bonus, herunder orientering af medlemmerne, beregning og udbetaling af bonus og indberetning til SKAT.

Behandlingsgrundlaget er dels en legitim interesse hos os i at kunne gennemføre udbetaling af den bonus, som vores repræsentantskab beslutter (databeskyttelses-forordningens art. 6, stk. 1, litra f) og dels en retlig forpligtelse, der påhviler os efter bogføringsloven (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c). Behandling af CPR-nr. sker med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4.

For så vidt angår brug af pixels se pkt. 5 nedenfor. 

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, behandler vi de oplysninger, som du afgiver om din e-mailadresse og dit postnummer. Formålet med behandlingen af oplysningerne er at kunne sende dig vores nyhedsbreve, herunder informere dig om arrangementer i nærheden af det postnummer, du har opgivet.

Hvis du har samtykket til det, bruger vi pixels i den kommunikation, som vi sender til dig. Via pixels indsamler og behandler vi oplysninger om din IP-adresse, operativsystem (iOs/Windows), terminaltype samt information om hvorvidt du har åbnet nyhedsbrevet og klikket på links i nyhedsbrevet. 

Formålet med behandlingen af de oplysninger, som vi indsamler via pixels, er at kunne tilpasse vores nyhedsbreve, så indholdet er så relevant som muligt.  

Behandlingsgrundlaget er det samtykke, som du har afgivet ved tilmeldingen til vores nyhedsbrev (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det gør du ved at ved at afmelde dig nyhedsbrevet via afmeldingsfunktionen i nyhedsbrevet. 

Vi behandler almindelige kontaktoplysninger, som fremgår af de e-mails, breve, fakturaer m.v., som sendes til os. 

Formålet med behandlingen er at kunne opfylde aftaler med leverandører, samarbejdspartnere og andre aftaleparter, samt at kunne modtage og besvare spørgsmål og andre henvendelser til TryghedsGruppen/TrygFonden. 

Vores grundlag for behandlingen er at kunne administrere og opfylde indgåede aftaler (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b) samt en legitim interesse i at kunne administrere vores selskab, herunder modtage og besvare henvendelser (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

Hvis du sender en jobansøgning til os, vil vi behandle de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, herunder bl.a. dine kontaktinformationer og dit CV.

Formålet med behandlingen er at vurdere din ansøgning og evt. gennemføre en ansættelsesprocedure.

Behandlingsgrundlaget er en legitim interesse i at kunne besvare ansøgninger og gennemføre ansættelsesprocedurer (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f). Såfremt vi ønsker at gemme din ansøgning efter endt rekrutteringsforløb mhp. eventuel senere kontakt vedr. andre lignende stillinger hos os, indhenter vi dit samtykke hertil (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os.

Ved arrangementer o.l. vil vi af og til tage fotos og optage små film, hvor personer der deltager i arrangementerne medvirker. Vi bruger alene fotos og film i ikke-kommercielle sammenhænge. Fotos og film kan blive vist på vores hjemmesider, ligesom de kan blive delt på vores SoMe-kanaler og i øvrigt i forbindelse med indsatser, hvor formålet er at skabe opmærksomhed om vores arbejde. 

Vi vil som udgangspunkt oplyse om det, såfremt vi tager fotos eller optager små film under arrangementer, og du vil have mulighed for at sige, at du ikke ønsker at med-virke på fotos eller i film.

Behandlingsgrundlaget vil i langt de fleste tilfælde være vores legitime interesse i at kunne optage og bruge fotos og film til at skabe opmærksomhed om vores arbejde (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f). I visse tilfælde vil behandlingsgrundlaget være en aftale om medvirken (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b), ligesom behandlingsgrundlaget i visse tilfælde vil være et samtykke fra den/de medvirkende (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a eller undtagelsesvis art. 9, stk. 1, litra a). Samtykket kan til enhver tid trækkes tilbage ved at kontakte os.

Når du besøger vores hjemmeside, behandler vi oplysninger om dit besøg ud fra de oplysninger, din browser sender. Se mere herom i vores cookiepolitik.

Vi bruger følgende sociale medier:

• Facebook
• Instagram
• Linkedin
• Twitter
• Youtube
• Vimeo

Du kan komme i kontakt med os via de sociale medier, og vi vil i den forbindelse behandle dine personoplysninger, såfremt disse indgår i din henvendelse. Alt afhængig af din adfærd på vores sider på de sociale medier, kan vi, og det sociale medie, foretage en indsamling af bl.a. følgende oplysninger om dig, når du besøger siden:

• Om du ”følger”/"synes godt om” siden
• Kommentarer som du efterlader på siden
• Dine interaktioner med vores indhold

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i bl.a. at kunne besvare dine henvendelser (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f). Vi vil have et fælles dataansvar med det anvendte sociale medie, og vi opfordrer til, at du altid orienterer dig i det pågældende sociale medies egen privatlivspolitik mv., inden du benytter det sociale medies funktioner mv.

Hvis du deltager i undersøgelser, konkurrencer m.v., som vi gennemfører, eller tilmelder dig arrangementer, som vi holder, så behandler vi de oplysninger, som du giver os i den forbindelse. 

Formålet med behandlingen af oplysningerne er at kunne gennemføre undersøgelserne og konkurrencerne samt at kunne administrere din tilmelding til vores arrangementer. 

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne administrere og afvikle undersøgelser, konkurrencer og arrangementer (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

Vi har truffet tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger vedr. de per-sondata vi behandler. De skal bl.a. sikre, at dine data ikke ændres, mistes eller kommer til uvedkommendes kendskab, og omfatter fx firewall, websikkerhed, sikker-hedsopdateringer af servere, pc-arbejdspladser og netværksudstyr, samt beskyttelse mod virus og uønskede programmer. Vi har desuden autorisations- og adgangsbegrænsninger, der sikrer, at persondata kun kan tilgås af relevante medarbejdere, som desuden er underlagt tavshedspligt og instrueret i omgang med persondata.

Beskeder, ansøgninger, bestillinger m.v., som du sender til os via vores hjemmesider er ikke krypterede, så du bør undlade at sende CPR-nr. eller følsomme personoplysninger.

Vi videregiver eller overlader kun personoplysninger til tredjeparter i overensstemmelse med lovgivningen og kun til opfyldelse af de beskrevne formål. 

Vi benytter eksterne leverandører til bl.a. udsendelsesopgaver, IT-drift og serviceydelser, og disse har i relevant omfang adgang til vores persondata. Herudover benytter vi andre tredjeparter til at levere ydelser, og vi sørger i hvert enkelt tilfælde for, at persondata er beskyttet enten gennem fortrolighedsaftaler eller gennem databehandleraftaler.

Ansøgninger om støtte:
Visse forskningsansøgninger om støtte sendes i eksternt review, og i den forbindelse videregiver vi oplysninger til eksterne reviewere, der er underlagt tavshedspligt. I visse tilfælde er det nødvendigt, for at vi kan vurdere din ansøgning om støtte forud for en eventuel aftale om donation, at vi videregiver oplysninger til eksterne reviewere i usikre tredjelande. Det gør vi med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 49, stk. 1, litra b. 

Bestilling af materialer:
For så vidt angår bestilling af materialer, videregives oplysninger om navn og adresse til PostNord mhp. PostNords levering af de bestilte materialer.

Medlemmer:
For så vidt angår medlemmer, videregives oplysninger om CPR-nr. og bonusbeløb til SKAT i forbindelse med indberetning af den skattepligtige bonus. Oplysninger om kandidater og stillere videregives til Tryg i forbindelse med kontrol af valgbarhed. Disse oplysninger videregives desuden til valgrevisionen. Oplysninger om de enkelte kandidater offentliggøres i forbindelse med valget, og stemmetal på hver enkelt kandidat offentliggøres efter valget. 

Vi behandler kun oplysningerne til de angivne formål, og de slettes, når de ikke længere er nødvendige for det formål, de er indsamlet til.

Vi arbejder med udgangspunkt i følgende konkrete slettefrister:

 

Oplysninger	Slettefrist
Ansøgninger om hjertestartere	Afslag: Løbende år + 1 år efter afslag Imødekomne ansøgninger: Løbende år +1 år fra fadderaftales udløb.
Ansøgninger om udstyr	Afslag: 3 måneder efter afslag Imødekomne ansøgninger: 6 år efter bevilling.
Ansøgninger om kurser	Afslag: 6 måneder efter afslag Imødekomne ansøgninger: 6 år efter bevilling.
Ansøgninger om støtte til projekter	Afslag: 6 år efter afslag Imødekomne ansøgninger: 6 år efter slutdato.
Ansøgninger om støtte til forskningsprojekter	Afslag: 6 år efter afslag Imødekomne ansøgninger: 6 år efter slutdato.
Bestilling af materialer	Senest 180 dage efter at materiale er afsendt.
Krammebamsebestillinger	2 år efter udgangen af bestillingsåret.
Stemmeberettigede medlemmer	Udgangen af valgåret.
Stillere for kandidater	Senest 3 måneder efter valgets afslutning.
Ikke-indvalgte kandidater	Efter det efterfølgende valg i samme region.
Udbetalt bonus	Løbende år + 5 år fra udbetalingstidspunktet.
Meddelt, men ikke udbetalt bonus	Løbende år + 10 år fra meddelelsestidspunktet.
E-mails til udsendelse af nyhedsbrev	Efter afmelding af nyhedsbrev.
Oplysninger indsamlet via pixels	1 år. Hvis nyhedsbrevet afmeldes, slettes oplysningerne derefter.
Oplysninger der fremgår af e-mails, breve mv.	Når de ikke længere er relevante for formålet.
Jobansøgninger og oplysninger fra rekrutteringsproces	Til dokumentationsformål:   Senest 6 måneder efter endt rekrutteringsforløb medmindre der konkret opstår behov for fortsat behandling, i hvilket tilfælde oplysninger gemmes i op til 3 år.  Til brug for evt. tilbud om anden stilling senere:  I relevant omfang indhentes samtykke til at gemme ansøgning mhp. kontakt vedr. andre lignende stillinger. Oplysninger gemmes i givet fald, så længe det fremgår af det afgivne samtykke, eller indtil samtykket trækkes tilbage.
Fotos og film	Som udgangspunkt senest 5 år efter at de er optaget. Hvis behandling er baseret på et samtykke, slettes oplysningerne, når samtykket tilbagekaldes.
Deltagelse i konkurrencer og undersøgelser samt tilmelding til arrangementer	Når konkurrencen eller undersøgelsen er afsluttet. Umiddelbart efter at arrangementet er afholdt medmindre der konkret er behov for at gemme oplysninger i længere tid.

Du har – med de gældende begrænsninger i henholdsvis databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen – følgende rettigheder:

• Retten til indsigt i personoplysningerne
• Retten til at få ændret ukorrekte personoplysninger og ufyldestgørende personoplysninger
• Retten til at få slettet personoplysningerne
• Retten til at få begrænset personoplysningerne
• Retten til dataportabilitet
• Ret til indsigelse
  Du har ret til - af grunde, der vedrører din særlige situation - at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, hvor grundlaget for vores behandling er legitime interesser, som angivet ovenfor. Hvis du gør indsigelse, må TryghedsGruppen/TrygFonden ikke længere behandle dine personoplysninger, medmindre vi påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.

Hvis du vil udnytte dine rettigheder, skal du henvende dig til TryghedsGruppen. Vores kontaktdata kan du se nedenfor.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du kan se Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af persondata, kan du kontakte os:

TryghedsGruppen smba
CVR-nr. 10430410
Hummeltoftevej 49, 2830 Virum
Tlf. 45 26 08 26
Mail: info@tryghedsgruppen.dk.