Nødvendig central database

Vennebasen er gennem workshops for lokalforeningerne og seminarer med Trygfondens Børneforskningscenter blevet forankret i vores organisation og vi ser at alle lokalforeningerne, undtagen 4 mindre lokalforeninger, er overgået til brugen af Vennebasen i deres håndtering af venskaber. Forankringen i vores organisation, gør at det vigtigt, at Vennebasen vedligeholdes og udvikles i overensstemmelse med de mange brugeres behov. Vi har opnået en forankring ved at: 1. Vennebasen er blevet et centralt værktøj for vores kerneydelse, da vi har sikret vedligeholdes og support i brugen af den, således at brugerne har følt sig sikre i brugen af Vennebasen. 2. Vi er en central dataleverandør for et forskningsprojekt ved TrygFondens Børneforskningscenter og for at kunne levere denne service, kræver det at vi afsætter resurser til driften af vennebasen og samarbejdet med forskningsgruppen. Legitimiteten som kommer ved at være en del af et forskningsprojekt, har været med til at sikre forankringen af Vennebasen. 3. Vi har løbende udviklet ud fra brugernes og forskningsprojektets behov, som gør at brugerne føler et ejerskab. For at vedligeholde denne ejerskabsfølelse hos brugerne, er det vigtigt at understrege nødvendigheden i at have en IT-projektleder og et budget til udviklingstimer hos en programmør. 4. Vi har sikret en løbende oplæring gennem workshops og seminar. Der skal være et fortsat fokus på oplæring i Vennebasen og opsamling på ønsker fra selvsamme brugere, det understreger ligesom punkt 3. at det er centralt at have en IT-projektleder. 5. Løbende udviklingstiltag har været med til at skabe en forankring, ligesom der på Børns Voksenvenners repræsentantskabsmøde i 2018 blev nedsat en arbejdsgruppe med det formål at påpege relevante udviklingstiltag. 6. Trygfondens Børneforskningscenter har sikret 2 iPads til hver af vores lokalforeninger, det har været med til at give Vennebasen en mere fysisk forankring ved at brugerne i lokalforeningerne altid sikres adgang til Vennebasen og lettere har adgang til personernes informationer på Vennebasen, hvorend de befinder sig.

1. Der er kommet en stigning i antallet af venskaber, som skabes og vi kan gennem udtrækningen af informationer få en forståelse af de tidspunkter, hvor der skabes flest venskaber og hverves bedst. 2. Vi har simplificeret håndteringen af ansøgninger, som modtages i organisationen, gennem en kombination af styring fra centralt hold og lokalforeningernes egen håndtering af ansøgninger. 3. Vores ansøgningsskema er strømlinet og fælles for lokalforeningerne, det gør at ansøgerne ikke oplever forskellige ansøgningsskemaer alt efter lokalforeningen – det har været med til at øge professionaliseringen af lokalforeningerne. 4. Dokumentationshåndteringen af straffe- og børneattester er højnet gennem brugen af Vennebasen. Det er med til at sikre, at personoplysninger håndteres og gemmes ud fra en GDPR-compliant tilgang. Vi har alt centraliseret og samlet, hvilket har øget sikkerheden markant, da vi ikke længere har informationer om personer placeret ved de enkelte lokalforeninger, men på en fælles sikker database. 5. Indleveringen af statistik er blevet simplificeret for vores lokalforeninger idet de har adgang til aktivitetsdata i Vennebasen. 6. Vennebasen gør det også muligt at trække nye former for data ud, hvilket er med til at give os en mere nuanceret forståelse af vores hvervning og venskaber. En bedre forståelse af vores hvervning kommer ved at vi kan se om vores kampagner og opslag på sociale medier giver en direkte effekt i antallet af ansøgninger fra familier og potentielle voksenvenner. I vores samarbejde med Trygfondens Børneforskningscenter, har vi fremsendt de første efterspurgte dataark, som skal være med til at afdække effekten af mentorordninger. Når forskningsprojektet afsluttes, vil vi ud fra deres resultater have en forskningsbelagt viden om effekten af at indgå i et venskab i Børns Voksenvenner. Vi kommer til at have et løbende ansvar for håndteringen og indleveringen af data til brug i Trygfondens Børneforskningscenters projekter. Alt det tilsammen gør at vi skaber flere venskaber og hurtigere kan sætte ind, hvor behovet ses, så vi derigennem er med til at afhjælpe samfundsproblemer, såsom ensomhed.

Vi overgik efter en periode fra en mere klassisk udviklingsmodel (en vandfaldsmodel) til en agil tilgang, en såkaldt iterativ udviklingsproces, det har gjort det muligt for os at udvikle af flere omgange og gør, at vi hurtigere kan reagere på opstående behov eller ændringsforslag fra de mange brugere af Vennebasen.